کد رهگیری اجاره‌نامه؛ از ثبت در سامانه تا استعلام قرارداد

کد رهگیری اجاره نامه شناسه‌ای است که قرارداد شما را در سامانهٔ رسمی ثبت معاملات ملک قابل پیگیری می‌کند. اگر خانه‌ای اجاره می‌کنید یا واحدی را اجاره می‌دهید، باید بدانید این کد از کجا می‌آید، قانون دربارهٔ آن چه می‌گوید و چطور مطمئن شوید کدی که در دست دارید واقعاً در سامانه ثبت شده است. این راهنما همین سه پرسش را جواب می‌دهد و در پایان یک چک‌لیست کوتاه برای پیش از پرداخت ودیعه دارد.

کد رهگیری اجاره‌نامه دقیقاً چیست؟

وقتی قرارداد اجاره در یکی از سامانه‌های رسمی ثبت می‌شود، سامانه برای آن یک «شناسهٔ رهگیری» می‌سازد. این شناسه نشان می‌دهد قرارداد با همین طرفین و همین شرایط در سامانه ثبت شده است و بعداً می‌شود به آن مراجعه کرد. قراردادی که فقط روی کاغذ نوشته و امضا شده، چنین ردی در سامانه ندارد.

قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۷۶ در اردیبهشت ۱۴۰۳ با «قانون ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجاره‌بها» اصلاح شد. مادهٔ ۲ اصلاحی آن می‌گوید در همهٔ قراردادهای اجاره باید مدت و مبلغ اجاره و مبلغ قرض‌الحسنه (همان ودیعه یا رهن) روشن نوشته شود، قرارداد در سامانه‌های ثبت الکترونیک اسناد یا ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور ثبت شود و پس از تأیید موجر، مستأجر و دو شاهد مورد اطمینان طرفین، شناسهٔ رهگیری بگیرد.

همین قانون با افزودن تبصره‌ای به قانون مالیات‌های مستقیم، تکلیف موجران املاک مسکونی را هم روشن کرده است: آن‌ها باید قرارداد را در یکی از این دو سامانه ثبت کنند. اگر قرارداد بیرون از سامانه بسته یا تمدید شود و ظرف یک ماه در هیچ‌کدام ثبت نشود، موجر از تخفیف‌ها و معافیت‌های مالیاتی اجارهٔ مسکونی بهره‌ای نمی‌برد. مرجعی هم که به دعوای تخلیه، مطالبهٔ اجاره‌های عقب‌افتاده یا اجرت‌المثل رسیدگی می‌کند، موظف است ثبت قرارداد را بررسی کند و اگر ثبت نشده باشد، قانون برای موجر پیامد مالی دیگری هم گذاشته است. برای مشاور املاکی که قرارداد را ثبت نکند یا اطلاعات خلاف واقع وارد کند هم جریمه و در تکرار تخلف، ابطال مجوز پیش‌بینی شده است.

کد رهگیری را از کجا بگیریم؟

دو راه رایج وجود دارد: خودتان در سامانهٔ وزارت راه و شهرسازی قرارداد را ثبت کنید، یا قرارداد را نزد مشاور املاک ببندید تا او از طریق پنل خودش ثبت کند.

سامانهٔ خودنویس وزارت راه و شهرسازی

وزارت راه و شهرسازی برای ثبت قرارداد اجاره سامانه‌ای به نام «خودنویس» راه انداخته است (نشانی khodnevis.mrud.ir؛ نشانی قدیمی srem.ir هم اکنون به همین سامانه می‌رود). مدیران و معاونان ادارات کل راه و شهرسازی چند استان (اصفهان، گلستان و خوزستان) در پایگاه خبری همین وزارتخانه این نکته‌ها را گفته‌اند:

• از ابتدای سال ۱۴۰۳، ثبت قرارداد اجاره برای گرفتن کد رهگیری رایگان به سامانهٔ خودنویس سپرده شد؛
• خود موجر و مستأجر هم، نه فقط مشاوران املاک، می‌توانند در این سامانه کد رهگیری بگیرند و این کار رایگان است؛
• سامانه شبانه‌روزی کار می‌کند و اجارهٔ ملک مسکونی و غیرمسکونی، با مالک حقیقی یا حقوقی و چندمالکی را پوشش می‌دهد؛
• استفاده از خودنویس به ثبت ملک در «سامانهٔ ملی املاک و اسکان» گره خورده است.

نمایندهٔ ادارهٔ کل راه و شهرسازی اصفهان هم بعدتر گفت که با توجه به مادهٔ ۶ قانون ساماندهی، شهروندان و مشاوران املاک می‌توانند هم از سامانهٔ «کاتب» و هم از «خودنویس» برای تنظیم قرارداد و گرفتن کد رهگیری استفاده کنند. این با متن مادهٔ ۲ اصلاحی هم جور است که از «سامانه‌های ثبت الکترونیک اسناد یا ثبت معاملات املاک و مستغلات» نام می‌برد.

نزد مشاور املاک

اگر قرارداد را در بنگاه می‌بندید، از مشاور بپرسید قرارداد در کدام سامانه ثبت می‌شود و کد رهگیری را همان روز بخواهید. نسخهٔ قرارداد را با کد رهگیری چاپ‌شده روی آن بگیرید و نام سامانه را کنار کد یادداشت کنید؛ برای استعلام بعدی به آن نیاز دارید.

دستی که دسته‌کلیدی سه‌تایی را کف دست دیگری می‌گذارد، بالای برگه‌های قرارداد.

استعلام کد رهگیری اجاره‌نامه چطور انجام می‌شود؟

وزارت راه و شهرسازی هنگام رونمایی از سامانهٔ ثبت معاملات (srem.ir) توضیح داد که در بخش «استعلام کد رهگیری» با وارد کردن کد ملی یکی از طرفین و کد رهگیری، وجود یا نبود قرارداد را می‌شود استعلام کرد و با تأیید طرف مقابل، متن کامل قرارداد را هم دید. نام و شکل صفحه‌ها ممکن است تا امروز تغییر کرده باشد؛ روال روز را در خود سامانهٔ خودنویس ببینید.

چند نکتهٔ عملی:

1. استعلام را در همان سامانه‌ای بگیرید که قرارداد در آن ثبت شده است. کدی که در یک سامانه ساخته شده، لزوماً در سامانهٔ دیگر پیدا نمی‌شود. اگر نمی‌دانید قرارداد کجا ثبت شده، از مشاور یا طرف مقابل بپرسید و جوابش را بنویسید.
2. نتیجه را با متن کاغذی تطبیق دهید. نام طرفین، نشانی ملک، مدت، مبلغ اجاره و مبلغ ودیعه باید با قراردادی که امضا کرده‌اید یکی باشد.
3. به عکس یا پیامکِ کد قناعت نکنید. دیدن یک عدد در پیام ثابت نمی‌کند قرارداد ثبت شده است؛ خودتان استعلام بگیرید.
4. اگر قرارداد را تمدید می‌کنید، تمدید را هم ثبت کنید؛ قانون برای تمدیدی که بیرون از سامانه انجام شود همان پیامدهای قرارداد ثبت‌نشده را آورده است.

کد رهگیری چه کاری می‌کند و چه کاری نمی‌کند؟

کد رهگیری نشان می‌دهد قراردادی با این مشخصات در سامانه ثبت شده است. این برای هر دو طرف ارزش دارد: سابقهٔ اجاره قابل اثبات می‌شود، و قانون ساماندهی هم ثبت قرارداد را شرط برخورداری موجر ملک مسکونی از تخفیف‌های مالیاتی و یکی از موارد بررسی در دعاوی تخلیه و مطالبهٔ اجاره کرده است.

اما کد رهگیری جای بررسی‌های شما را نمی‌گیرد. اگر کسی که خانه را اجاره می‌دهد مالک یا وکیل مالک نباشد، ثبت قرارداد به‌تنهایی مشکل اصلی را حل نمی‌کند. قانون مدنی (مادهٔ ۴۷۳) می‌گوید لازم نیست موجر مالک خود ملک باشد، ولی باید مالک منافع آن باشد، و طبق مادهٔ ۴۷۴ مستأجر هم می‌تواند ملک را به دیگری اجاره بدهد، مگر اینکه در قرارداد خودش خلاف آن شرط شده باشد. پس پیش از هر پرداختی بپرسید طرف شما با چه سندی این حق را دارد. الگوهای رایج کلاهبرداری در این بازار را در راهنمای اجارهٔ خانه: کلاهبرداری ودیعه و موجر قلابی آورده‌ایم.

سامانهٔ دیگری هم هست که نباید با سامانهٔ ثبت قرارداد اشتباه شود. قانون ساماندهی همهٔ اشخاص حقیقی و حقوقی را موظف کرده است خوداظهاری سکونت و مالکیت را در «سامانهٔ ملی املاک و اسکان کشور» انجام دهند، و دستگاه‌ها هم باید استعلام محل سکونت را فقط از همین سامانه بگیرند. طبق همین قانون، اگر کسی خوداظهاری نکرده باشد، دستگاه‌ها موظف‌اند پس از دو بار ارائهٔ خدمت، بار سوم به او خدمت ندهند. ثبت قرارداد اجاره و خوداظهاری سکونت دو کار جدا هستند.

چک‌لیست پیش از پرداخت ودیعه

این فهرست را در روز امضای قرارداد کنار دستتان نگه دارید:

1. سند مالکیت یا مدرکی را که حق اجاره دادن را نشان می‌دهد ببینید و نام آن را با کارت ملی طرف مقابل تطبیق دهید.
2. اگر طرف مقابل وکیل یا خودش مستأجر است، وکالت‌نامه یا بند اجازهٔ انتقال به غیر در قرارداد اصلی‌اش را ببینید.
3. مطمئن شوید مدت اجاره، مبلغ اجاره و مبلغ ودیعه در قرارداد روشن نوشته شده است؛ این سه مورد را مادهٔ ۲ قانون روابط موجر و مستأجر صریحاً خواسته است.
4. دو شاهد مورد اطمینان هر دو طرف را از پیش هماهنگ کنید؛ قانون تأیید آن‌ها را پیش از گرفتن شناسهٔ رهگیری لازم دانسته است.
5. کد رهگیری را بگیرید، نام سامانه را یادداشت کنید و همان‌جا استعلام کنید.
6. ودیعه را به حسابی به نام موجر واریز کنید و رسید بانکی را نگه دارید.
7. هنگام تحویل کلید، وضعیت خانه و شمارهٔ کنتورها را بنویسید و عکس بگیرید.

اجاره‌بهای منصفانه را چطور بسنجیم؟

اعداد اجاره را از این راهنما نگیرید؛ بازار هر محله فرق می‌کند. قانون ساماندهی برای کشف بازهٔ اجاره‌بها به عواملی مثل موقعیت جغرافیایی، سن بنا، طبقه، تراکم، مصالح ساختمانی، فاصله تا خدمات رفاهی و آموزشی و معاملات مشابه اشاره کرده است. همین عوامل را خودتان هم بسنجید: واحدی را که دیده‌اید با آگهی‌های اجارهٔ آپارتمان در همان محله مقایسه کنید و برای دیدن واحدهای نزدیک به هم از جست‌وجوی روی نقشه کمک بگیرید. اگر در تهران دنبال خانه هستید، آگهی‌های اجارهٔ آپارتمان تهران نقطهٔ شروع خوبی است.

پرسش‌های پرتکرار

کد رهگیری اجاره‌نامه را از کجا بگیریم؟

یا خودتان قرارداد را در سامانهٔ خودنویس وزارت راه و شهرسازی ثبت کنید، یا قرارداد را نزد مشاور املاک ببندید تا ثبت کند. به گفتهٔ وزارت راه و شهرسازی، گرفتن کد در خودنویس برای خود طرفین رایگان است.

آیا گرفتن کد رهگیری برای اجاره‌نامه الزامی است؟

مادهٔ ۲ اصلاحی قانون روابط موجر و مستأجر ثبت همهٔ قراردادهای اجاره در سامانه و گرفتن شناسهٔ رهگیری را لازم دانسته است و قانون ساماندهی برای موجری که ثبت نکند پیامدهای مالیاتی و قضایی آورده است. برای وضعیت خاص قرارداد خودتان با وکیل یا مشاور حقوقی مشورت کنید.

استعلام کد رهگیری اجاره‌نامه با کد ملی ممکن است؟

بله؛ وزارت راه و شهرسازی گفته است در بخش استعلام، با کد ملی یکی از طرفین و کد رهگیری، وجود قرارداد بررسی می‌شود. استعلام را در همان سامانه‌ای بگیرید که قرارداد در آن ثبت شده است.

کد رهگیری اجاره‌نامه را گم کرده‌ام؛ چه کنم؟

اگر قرارداد را خودتان در سامانه ثبت کرده‌اید، با حساب خودتان وارد شوید؛ وزارت راه هنگام راه‌اندازی گفته بود قراردادهای قبلی و نسخهٔ الکترونیکی آن‌ها در حساب کاربری دیده می‌شود. اگر قرارداد را مشاور املاک ثبت کرده است، از همان دفتر بخواهید نسخه‌ای با کد رهگیری به شما بدهد.

جمع‌بندی

کد رهگیری اجاره‌نامه سند ثبت قرارداد شماست، نه گواهی درستی معامله. قرارداد را با مدت و مبلغ روشن ببندید، در سامانه ثبت کنید، خودتان استعلام بگیرید و پیش از پرداخت ودیعه هویت و حق طرف مقابل را بسنجید. برای دیدن گزینه‌های بیشتر و مقایسهٔ اجاره‌بها، آگهی‌های اجارهٔ مسکونی را در بازارک ببینید و اگر قرار حضوری می‌گذارید، نکات پیش از معامله را مرور کنید.

منابع

• قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۷۶، با مادهٔ ۲ اصلاحی ۱۴۰۳ (متن قانون در پایگاه اختبار)
• قانون ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجاره‌بها مصوب ۱۴۰۳ (متن قانون در پایگاه اختبار)
• سامانهٔ خودنویس وزارت راه و شهرسازی
• پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی: ثبت قراردادهای اجاره در سامانهٔ خودنویس اجباری است
• پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی: الزام ثبت قرارداد اجاره در سامانهٔ خودنویس در سال ۱۴۰۳ (گلستان)
• پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی: لزوم ثبت قرارداد اجاره در سامانهٔ خودنویس
• پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی: سامانه‌های خودنویس و کاتب برای ثبت قراردادها فعال است
• پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی: لزوم بهره‌گیری از سامانهٔ خودنویس
• پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی: رونمایی از سامانهٔ معاملات املاک و مستغلات کشور